Wie SharePoint Metadaten in einem Word-Dokument verwenden

Zuweisen von Metadaten -Eigenschaften in SharePoint ermöglicht es Ihnen, Ihre Daten in einer sinnvollen Art und Weise zu beschreiben. 

SHAREPOINT METADATA

Mit der richtigen Planung, SharePoint Metadaten kann ein mächtiges Werkzeug zum Organisieren, Speichern und Abrufen von Inhalten sein. Standardmäßig weist SharePoint spezifische Metadaten-Eigenschaften zu Objekten. Fügen Sie zusätzliche Metadaten-Eigenschaften, um sinnvolle und überschaubare SharePoint-Inhalte, indem Sie benutzerdefinierte Spalten erleichtern. Der Prozess der bevölkern ein Word- Dokument mit Metadaten-Attribute ist ähnlich dem Erstellen eines Seriendruck -Dokument mit einer benutzerdefinierten Inhaltstyp in SharePoint als Vorlage und Quick Parts in Microsoft Word, um die Felder hinzuzufügen.

Erstellen Sie ein neues Dokument Bibliothek in SharePoint, indem Sie auf "Erstellen" unter dem Menü Websiteaktionen. Wählen Sie "Document Library" "unter" Bibliotheken "Überschrift. Geben Sie einen aussagekräftigen Namen für die Bibliothek im Feld" Name "und klicken Sie auf" Erstellen ". Diese Aktion wird Sie das neue Dokument Bibliothek Seite zu nehmen. Wählen Sie" Document Library Settings " aus dem Menü "Einstellungen". Klicken Sie auf die Schaltfläche "Create column", um benutzerdefinierte Metadaten-Eigenschaften, um das Dokument Bibliothek hinzuzufügen (wiederholen Sie diesen Schritt für weitere Spalten).

Zurück zur Dokumentbibliothek Seite und wählen Sie "Neues Dokument" aus dem Menü "Neu". Wenn das Dokument öffnet in Microsoft Word, wählen Sie "Speichern unter" aus dem Menü Datei, um das Dokument zu speichern zurück zum Document Library. Sicherstellen, dass die Save in die Ziel-SharePoint-Dokument-Bibliothek ist. Navigieren Sie zu dem Menü Einfügen, und klicken Sie auf der Schnellstartleiste Parts Band Element.Verwenden Sie die "Document Property"-Liste, um die entsprechenden benutzerdefinierten Spalten, die Sie für Ihr Dokument Bibliothek erstellt haben. Speichern Sie das Dokument lokal auf Ihrem Computer, wenn Sie mit dem Hinzufügen alle notwendigen Spalten als Metadaten-Eigenschaften auf das Dokument haben.

Öffnen Sie das Menü Websiteaktionen, und klicken Sie "Site Settings" in SharePoint. Wählen Sie "Site Content-Typen" unter "Galerien" Abschnitt. Klicken Sie auf "Erstellen", um die neue Website Content Type Seite zuzugreifen. Geben Sie einen aussagekräftigen Namen für die neue Art des Inhalts in dem Feld "Name". Wählen Sie den übergeordneten Inhaltstyp, dass das neue Content-Typ mit unter dem verbunden sein wird "Parent Content Type:" Überschrift. Gibt an, ob Sie möchten, um die neue Art des Inhalts im Rahmen einer bestehenden oder neuen Gruppe unter der "Konzern" Abschnitt erstellen, und klicken Sie auf OK, um die Einstellungen zu bestätigen.

Befestigen Sie das neue Dokument an den Content-Typ, indem Sie "Erweiterte Einstellungen" auf der Site Content Type Seite. Wählen Sie den "Upload einer neuen Dokumentvorlage"-Option in der "Document Template" Abschnitt und verwenden Sie die Taste, um das neue Dokument auf Ihrem Computer navigieren und klicken Sie auf OK.

Zurück in die Bibliothek und wählen Sie "Document Library Settings" aus dem Dropdown-Menü Einstellungen. Wählen Sie "Erweiterte Einstellungen" unter "Allgemeine Einstellungen" Überschrift. Aktivieren Verwaltung von Content-Typen unter dem "Content Types" Abschnitt und klicken Sie auf OK, um zur Seite Anpassen zurückzukehren. Klicken Sie auf "Hinzufügen von vorhandenen Websiteinhaltstypen"-Link unter den "Content Types" Überschrift. Verwenden Sie die Dropdown unter "Select Websiteinhaltstypen ab:", um die Gruppe, die Ihre Art des Inhalts enthält zu finden. Wählen Sie die neue Content-Typ Sie erstellt unter "Verfügbare Websiteinhaltstypen", klicken Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen" und klicken Sie auf OK, um zur Seite Anpassen zurückzukehren.

Zurück in die Bibliothek und erstellen Sie ein neues Dokument mit dem neuen Content-Typ, indem Sie die Art des Inhalts aus dem Menü "Neu".