Wie man SharePoint ein Dokument an eine alternative Adresse E-Mail Wenn wieder eingecheckt

SharePoint können E-Mails auf Änderungen in einer beruhen Dokument Bibliothek mit dem Workflow Designer. 

SharePoint-Dokument-

SharePoint -Dokument Check-In/Check-Out Funktionen ermöglichen es Ihnen, die Kontrolle über Änderungen, die Benutzer auf Dokumente oder Dateien in einer bestimmten Bibliothek zu schaffen und Versionskontrolle zu halten. Ein Weg, um das Verhalten eines Dokuments nach dem Check-in zu ändern ist durch die Gestaltung einer SharePoint-Workflow. Dies beinhaltet die Gewährleistung, dass das Dokument wird geprüft und dann in die Einrichtung eines E-Mail-Aktion im Workflow. Ein Benutzer für ein Dokument zurück in die Aktion, die den Workflow-Anweisungen, um eine E-Mail an eine bestimmte Adresse zu schicken. Damit dies funktioniert, sollten Sie die Dokumentbibliothek Einstellungen erfordern Check-out.

Was Sie benötigen

SharePoint Designer Suggest Edits ändern Document Library Settings zu verlangen Abreise

Wählen Sie die "Document Library Settings" aus dem Menü Einstellungen in der Dokumentbibliothek.

Klicken Sie auf "Einstellungen Versioning"-Link in den "Allgemeinen Einstellungen" Überschrift der Seite Anpassen.

Wählen Sie "Ja" Radio-Button in der "Auschecken erfordern" des Versionierungseinstellungen Seite, dass die Benutzer zu überprüfen, Dokumente, bevor sie bearbeitet werden können. Klicken Sie auf "OK", um die Einstellungen zu bestätigen.

Neues Dokument Workflow beim Check-in Mail

Öffnen Sie die Website, die die Dokumentbibliothek enthält, wo Sie den Workflow mit SharePoint Designer erstellen möchten. Klicken Sie auf "Neu" im Menü Datei und wählen Sie "Workflow". Diese öffnet sich ein Dialog, in dem Sie die Einstellungen für die neue Workflow definieren können.

Geben Sie einen aussagekräftigen Namen für den Workflow in der "Gib einen Namen für diesen Workflow:"-Feld. Wählen Sie das Dokument Bibliothek in dem der Workflow muss vom angebracht werden: "Was SharePoint-Liste soll dieser Workflow angefügt werden?" Feld. Diese Bibliothek enthält die Dokumente, die Sie gerne zu einer alternativen Adresse geschickt hätte, einmal überprüft in. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben "automatisch starten diesen Workflow, wenn ein Element geändert wird" unter "Select Workflow für Elemente in Dokumenten:" ". Next" und klicken Sie auf

Geben Sie den "Step Name" ein "Verify Dokument wird eingecheckt". Legen Sie eine neue Bedingung, indem Sie auf "Bedingungen" und wählen Sie "Dokumente vergleichen Feld" aus dem Drop-Down-Menü. Klicken Sie auf das "Feld" Hyperlink in dem Zustand, und wählen Sie "Out To überprüft." Klicken Sie auf die "gleich" Hyperlink und wählen Sie "leer" aus dem Drop-down.

Erstellen Sie eine neue Aktion, indem Sie auf "Aktionen" und wählen Sie die "E-Mail senden"-Aktion. Klicken Sie auf "Diese Nachricht" Hyperlink. Die "Definieren Email-Adresse" erscheint. Geben Sie die alternative E-Mail -Adresse in der "An:"-Feld. Fügen Sie eine kurze Beschreibung der E-Mail in das Feld "Betreff". Erstellen Sie eine Nachricht in der "Body"-Bereich der E-Mail. Fügen Sie einen Verweis auf das Dokument, indem Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen zu Body Lookup" in der linken unteren Ecke.

Wählen Sie "Aktuelles Element" als Quelle und "Verschlüsselte Absolute URL" als Quelle in der "Define Lookup"-Fenster. Erstellen eines Hyperlinks zu dem Dokument mit dem Anker-Tag und das href-Attribut wie folgt:

a href = "[% Dokumente: Verschlüsselte Absolute URL%]" View Document / a

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Finish", um den Workflow zu vervollständigen.